ARPRO: GIẢM KHỐI LƯỢNG IN ẤN ĐẾN TIẾT KIỆM NHỮNG CHI PHÍ LỚN HƠN

THỬ THÁCH

ARPRO, một công ty kiến ​​trúc và xây dựng cỡ trung của Colombia, đã có dự án lớn nhất và phức tạp nhất từ ​​trước đến nay với Atrio, nhưng họ không có tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý và giao tiếp tài liệu kỹ thuật số để xử lý khối lượng thông tin lớn và cần xử lý nhanh chóng trong khi xây dựng. Quản lý tài liệu tại ARPRO vẫn được thực hiện thủ công, trong đó mọi phiên bản in phải được đóng dấu và ký bởi đại diện và giao bằng tay cho các bên liên quan.

GIẢI PHÁP

Việc sử dụng bảng điều khiển kỹ thuật số của ARPRO đã cải thiện đáng kể việc quản lý tài liệu của mình, dẫn đến sự hợp tác hợp lý hơn giữa các đối tác dự án vì nó được đồng bộ hóa trong thời gian thực, điều này cho phép công ty có được thông tin cho các nhóm nhanh hơn trước đây và chắc chắn hơn đó là chính xác. Khi triển khai Bluebeam® Revu® trên Atrio, ARPRO đã thấy được lợi ích ngay lập tức; bây giờ họ đã sử dụng quy trình chuẩn hóa này trên tất cả các dự án của mình. ARPRO cũng đã thực hiện một chương trình đào tạo để chuyển văn hóa đi từ quy trình công việc giấy tờ sang kỹ thuật số cho 300 nhân viên.

NHỮNG LỢI ÍCH

* Tối ưu hóa thời gian xây dựng lên tới 40%, tăng khả năng hoàn thành các dự án xây dựng đúng thời gian và ngân sách

* Tiết kiệm chi phí 30.000 đô la mỗi năm bằng cách giảm chi phí in ấn

* Việc sử dụng bảng điều khiển kỹ thuật số trong Revu đã cải thiện đáng kể việc quản lý tài liệu

* Giao tiếp tốt hơn đã giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa các sai lầm trong các dự án, dẫn đến tiết kiệm chi phí phát sinh

* Bảng điều khiển kỹ thuật số ARPRO hiện là một phần của thương hiệu và danh tiếng chuyên nghiệp của ARPRO, vượt xa đối thủ cạnh tranh địa phương

"Thách thức là về sự thay đổi văn hóa trong lĩnh vực xây dựng - đó là, mọi người bắt đầu quản lý các kế hoạch cá nhân và chuyển đổi sang nền tảng kỹ thuật số."

Margaret Tachack

Giám đốc Kế hoạch

ARPRO

Khi tăng trưởng đòi hỏi phải thay đổi

ARPRO là một công ty thiết kế kiến ​​trúc, xây dựng và quản lý dự án ở Bogota, Colombia, sẽ sớm hoàn thành đó là Atrio, dự án đầy tham vọng nhất của họ trong 41 năm. Atrio bao gồm hai tòa tháp: Tháp Bắc sẽ với trung tâm thương mại hỗn hợp và Tháp Nam với kết cấu cao nhất ở Colombia - cao 67 tầng và 268 mét.

Khi quy mô của các tòa nhà của ARPRO mở rộng, các thách thức của việc quản lý tài liệu và thông tin nội bộ cũng như quản lý giao tiếp với các bên liên quan và đối tác cần rõ ràng. Khi ARPRO đang hoàn thiện các bản vẽ ban đầu cho Atrio, họ đã yêu cầu Ellisdon, một nhà sản xuất thép của Canada, cung cấp vật liệu xây dựng.

Sau đó, Ellisdon đã giới thiệu ARPRO cho Bluebeam Revu như một cách để ghi chú và trao đổi trên PDF trong việc lên kế hoạch dự án. Khi các nhà thiết kế tại ARPRO bắt đầu sử dụng Revu, họ ngay lập tức thấy được những lợi thế cho việc thiết kế và hợp tác. Các nhà thiết kế cũng tìm thấy trong đó giải pháp cần thiết để xử lý khối lượng tài liệu đang lớn dần cho dự án lớn như Atrio. Revu chính xác là giải pháp mà ARPRO đang tìm kiếm, nhưng ARPRO vẫn còn bài kiểm tra thực nghiệm một cách tiếp cận hoàn toàn mới đối với công việc hàng ngày của nhóm.

Thử thách là về sự thay đổi văn hóa trong lĩnh vực xây dựng - nghĩa là, mọi người bắt đầu quản lý các kế hoạch của mình và di chuyển đến một nền tảng kỹ thuật số, theo ông Margaret Tachack, giám đốc kế hoạch của ARPRO.

Rodrigo Rubio Vollert, giám đốc phát triển của ARPRO, đã mô tả quy trình: Bạn phải đi từng bước một, hiểu công cụ này sẽ biến đổi tổ chức như thế nào và bạn chỉ có thể làm điều đó bằng cách quản lý cẩn thận việc chuyển đổi và tôn trọng cách mà những người có giá trị trong tổ chức đang tích hợp với công cụ mới.

Văn phòng chính của ARPRO có 60 nhân viên, với 240 nhân viên khác trong lĩnh vực này vào tất cả các ngày, đang xây dựng hay quản lý dự án trên công trường. Bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong hoạt động đều yêu cầu sự tham gia của thành viên trong nhóm thu mua và xây dựng, từ bỏ các quy trình cũ để nhường chỗ cho các quy trình mới. Các giám đốc điều hành tại ARPRO biết rằng điều này đặc biệt đúng với các trưởng nhóm và những người có thành tích cao, những người làm gương cho toàn bộ công ty. Các nhà lãnh đạo có thể đẩy nhanh hoặc trì hoãn việc triển khai Revu, tùy thuộc vào mức độ chúng có thể được sử dụng nhanh chóng dựa trên những lợi thế của nền tảng kỹ thuật số.

Theo thời gian, [trưởng nhóm] sẽ chọn các dự án điển hình, nơi họ có thể hoàn thành sớm nhờ vào kết hợp các công cụ này một cách hợp lý, theo ông Vollert.

Thay đổi sang nền tảng kỹ thuật số mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, nhưng nó cũng đòi hỏi mọi thành viên trong nhóm phải tham gia vào. Mặc dù các nhà thiết kế ban đầu có thể chùn bước khi sử dụng nền tảng kỹ thuật số cho thiết kế, họ tham gia ngay khi họ thấy sự dễ dàng và hiệu quả của việc sử dụng Revu. Các cuộc họp trực tuyến thay thế thời gian và công sức di chuyển đến các cuộc gặp mặt trực tiếp và quyền truy cập thời gian thực vào các kế hoạch sử dụng Bluebeam Studio trong lĩnh vực dành cho quản lý kỹ thuật và nhà thầu phụ. Hơn nữa, các nhà thiết kế yêu thích Revu tạo ra một nguồn thông tin rõ ràng duy nhất luôn cập nhật và dễ tìm kiếm và nó cho phép các thành viên trong nhóm ghi chú các thiết kế theo trực giác, đó là một sự thay đổi từ việc tổ chức và theo dõi hàng ngàn kế hoạch thủ công. Atrio, ví dụ, có 15.000 kế hoạch, một số trong đó có 75 phiên bản, cần phải được thực hiện đồng thời. Những nỗ lực đồng thời như vậy có thể có trong Revu thông qua các tính năng Overlay Pages và Batch Slip Sheet. Mặc dù sử dụng các tính năng này sẽ tiết kiệm thời gian của các thành viên trong nhóm, nhưng nó đòi hỏi phải được đào tạo và thích ứng ban đầu.

"Tôi nhớ một khoảnh khắc rất quan trọng, khi tôi tìm thấy một trong những người giám sát dự án của chúng tôi với một số quan chức và trợ lý từ đội xây dựng tương tác xung quanh nền tảng Bluebeam [Revu] và bảng điều khiển kỹ thuật số của chúng tôi để tìm hiểu dự án và thảo luận về nó để họ biết Tôi có thể làm công việc của họ tốt hơn. Đó dường như là khoảnh khắc thú vị nhất bởi vì đó không phải là một công cụ đòi hỏi đào tạo chuyên môn hoặc điều kiện đặc biệt để có thể sử dụng nó, thực sự là, tất cả mọi người tham gia đều thích lợi ích của công cụ này.

Giám đốc phát triển

Rodrigo Rubio Vollert ARPRO

Tachack nói rằng công ty đã phải đào tạo trên tất cả các dự án tại ARPRO và chúng tôi đã tạo ra một số mô-đun cụ thể vì Bluebeam [Revu] cho phép chúng tôi mở các định dạng khác nhau. Từ khi ARPRO bắt đầu sử dụng Revu, nhóm của họ đã định hướng lại toàn bộ hoạt động làm việc hàng ngày của họ, cải thiện giao tiếp và phương hướng và đến giờ tiết kiệm 30.000 đô la mỗi năm bằng cách giảm lãng phí cho giấy tờ.

Hơn nữa, Revu đã giúp ARPRO chuẩn hóa các nhiệm vụ đơn giản, điều này dẫn đến lợi ích đáng kể, bằng cách loại bỏ công việc trùng lặp và giảm thiểu rủi ro và sai lầm. Như Vollert mô tả, ARPRO đã tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tránh lặp lại sai lầm, từ việc nhận định vấn đề kịp thời, từ việc tạo ra kiến ​​thức dự án sâu hơn cho tất cả những người tham gia, giúp chúng tôi có thể hoàn thành các chương trình xây dựng của mình và đáp ứng ngân sách xây dựng cho các dự án đã thực hiện khác nhau.

Vollert nhớ lại: Tôi nhớ một khoảnh khắc rất quan trọng, khi tôi tìm thấy một trong những giám sát viên dự án của chúng tôi với một số kỹ sư và trợ lý từ nhóm xây dựng tương tác xung quanh nền tảng Bluebeam [Revu] và bảng điều khiển kỹ thuật số của chúng tôi để tìm hiểu và thảo luận về dự án để họ có thể làm gì đó tốt hơn. Đó dường như là khoảnh khắc thú vị nhất đối với tôi bởi vì đó không phải là về một công cụ đòi hỏi đào tạo chuyên môn hoặc các điều kiện đặc biệt để có thể sử dụng nó; thực sự là, tốt, tất cả mọi người tham gia đều được hưởng những lợi ích của công cụ này.

Bảng điều khiển kỹ thuật số ARPRO

Ở trung tâm của sự chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số của ARPRO là bảng điều khiển kỹ thuật số tùy chỉnh của họ, là trung tâm quan trọng để quản lý tài liệu, lịch biểu và lịch trình, cập nhật thông tin và trạng thái của dự án, và xem lại thiết kế của các nhân viên và các bên liên quan. Daniel Rodriguez, giám đốc BIM tại ARPRO, cho biết bảng điều khiển kỹ thuật số của nó là thông tin công khai, bất kỳ ai trong nhóm của chúng tôi cũng có thể nhìn thấy, nhóm nhà thầu, giám sát và khách hàng. Nó được đồng bộ hóa trong thời gian thực và đã cho phép chúng tôi nhận thông tin từ các đội nhanh hơn trước đây và tính chính xác.

Bảng điều khiển kỹ thuật số của ARPRO xử lý hầu như mọi tài liệu và theo dõi mọi dự án thông qua vòng đời của nó. Nhóm đã chuẩn hóa các quy trình bên trong và bên ngoài và làm cho bảng điều khiển của nó dễ dàng điều chỉnh và theo dõi dự án cùng báo cáo đơn giản dễ hiểu. Điều đó có nghĩa là khi một nhà thầu phụ hoặc một bên liên quan không sử dụng Revu thường xuyên chỉ cần truy cập bảng điều khiển, họ có thể nhanh chóng và không có rào cản khi tìm thấy thông tin họ cần mà không cần hướng dẫn từ nhân viên ARPRO.

Như Vollert mô tả, việc thích nghi với Revu không chỉ là một sự thích nghi cơ bản; chúng tôi đã có thể kết hợp các biểu mẫu được cá nhân hóa phản ánh nhu cầu chính xác của công ty chúng tôi trong việc quản lý tài liệu.

"Chức năng của Bluebeam [Revu] mà chúng tôi sử dụng nhiều nhất trong bảng điều khiển kỹ thuật số có liên quan đến menu kế hoạch và thông số kỹ thuật hiện thời. Chúng tôi tự động kết nối các gói với Hyperlinks và Batch Link là một trong những công cụ chúng tôi sử dụng nhiều nhất. Khi nhận các mặt bằng, chúng tôi xử lý chúng một cách tự động để chúng được kết nối với những người khác và chúng tôi cũng tạo các cập nhật với các Overlay Pages cho phép chúng tôi xác định các thay đổi rất nhanh cho toàn đội.

Daniel Rodriguez BIM Giám đốc ARPRO

Bảng điều khiển kỹ thuật số có tám mô-đun được lưu trữ trong Bluebeam Studio. Các mô-đun này bao gồm các mặt bằng hiện tại và thông số kỹ thuật; kế hoạch họp thảo; yêu cầu thêm thông tin; tiến độ dự án trực quan theo cấp độ và gói; một menu ảnh để hiển thị tiến độ; và các tệp PDF 3D theo dõi tiến độ xây dựng. Hai menu cuối cùng là hậu cần dự án và các tài liệu pháp lý. Mọi tài liệu cần thiết để lập kế hoạch và xây dựng, từ bản thiết kế đến hợp đồng và giấy phép, đều nằm trong bảng điều khiển kỹ thuật số.

Mọi mặt bằng được phát triển hoặc nhận được tại ARPRO đều trải qua cùng một quy trình trong bảng điều khiển kỹ thuật số. Các mặt bằng được xem xét và xác nhận trong phối hợp kỹ thuật và đồng thời so với các phiên bản khác của mặt bằng đã thông qua Overlay Pages, vì vậy tất cả các thay đổi đều rõ ràng và có thể theo dõi. Các mặt bằng sau đó được đưa qua Batch Link, tự động tạo ra các siêu liên kết điều hướng để tất cả các kế hoạch dự án đều dễ dàng tìm thấy.

Như Rodriguez mô tả: Chức năng của Bluebeam [Revu] mà chúng tôi sử dụng nhiều nhất trong bảng điều khiển kỹ thuật số có liên quan đến menu kế hoạch và thông số kỹ thuật hiện thời. Chúng tôi tự động kết nối các gói với Hyperlinks và Batch Link là một trong những công cụ chúng tôi sử dụng nhiều nhất. Khi nhận các mặt bằng, chúng tôi xử lý chúng một cách tự động để chúng được kết nối với những người khác và chúng tôi cũng tạo các cập nhật với các Overlay Pages cho phép chúng tôi xác định các thay đổi rất nhanh cho toàn đội.

Khi một gói các mặt bằng được xem xét và phê duyệt, nó sẽ trở thành các mặt bằng cho xây dựng và chuyển sang một mô-đun khác của bảng điều khiển, nơi nó sẵn sàng cho các bên thứ ba đặc biệt. Các mặt bằng sau đó được chia sẻ với các bên thứ ba đặc biệt này khi họ cần và xem việc thi công diễn ra theo đúng tiêu chuẩn chất lượng và quy định xây dựng. Trong suốt vòng đời của các tài liệu này, bảng điều khiển kỹ thuật số là phương tiện tư vấn thời gian thực duy nhất cho người dùng và các bên liên quan trong quản lý, thiết kế và xây dựng. Không ai phải chờ đợi để xem phiên bản mới nhất và rõ ràng nhất của một thiết kế, bao gồm ghi thích hoặc nhận xét. Theo dõi thay đổi trong thiết kế theo thời gian thực này tạo ra một dòng chảy thời gian tiết kiệm cho mọi bên liên quan trong một dự án.

Một lợi thế thương hiệu mới

Bảng điều khiển kỹ thuật số ARPRO đã phát triển theo thời gian nơi các nhà thiết kế, quản lý, vận hành và xây dựng đều tư vấn và sử dụng các tính năng và quy trình công việc trong Revu. Nhưng bảng điều khiển cũng đã phát triển thành một giá trị quan trọng cho ARPRO trong thương mại địa phương và nó đã trở thành một phần của thương hiệu ARPRO.

Chúng tôi đang chuyển đổi nó thành một sản phẩm tiêu chuẩn mà chúng tôi sử dụng cho tất cả các dự án mới. Chúng tôi đã có thể chỉ ra quy trình làm việc trong Bluebeam [Revu] như một phương thức tổ chức cho các nhóm xây dựng dưới thương hiệu bảng điều khiển kỹ thuật số [ARPRO], ông Rodriguez Rodriguez nói. Hơn nữa, ARPRO đã tận dụng tối đa lợi thế của việc chuyển đổi sang kỹ thuật số như một cơ hội để phát triển quy trình công việc nội bộ và các giao thức được xác định theo các tham số của Tiêu chuẩn Xây dựng.

Giờ đây, ARPRO có hàng tá dự án đang được thiết kế và kiểm tra trong Revu và tất cả các tài liệu của công ty được quản lý thông qua bảng điều khiển kỹ thuật số. Bluebeam Revu và Studio cung cấp nhiều lợi thế và tiết kiệm cho bất kỳ doanh nghiệp nào trong giới thiết kế và xây dựng, nhưng nó luôn luôn tùy thuộc vào người dùng để triển khai các công cụ khi họ thấy phù hợp. Trong trường hợp của ARPRO áp dụng Revu đã thay đổi hoàn toàn hoạt động của mình và điều khiến chúng tôi trở thành chuẩn mực cho ngành công nghiệp địa phương, ông Rodriguez Rodriguez nói.

Đối với bất kỳ thiết kế hoặc xây dựng chuyên nghiệp nào đang xem xét thay đổi nền tảng kỹ thuật số, Vollert có một lời khuyên. "Khuyến nghị của tôi chắc chắn là bắt đầu con đường này càng sớm càng tốt và sử dụng nó như một điểm khởi đầu cho quản lý mô hình kỹ thuật số, điều này rất quan trọng trong ngành công nghiệp của chúng ta." Trong trường hợp của ARPRO, nắm bắt sự thay đổi không chỉ tiết kiệm tiền, mà còn mở rộng chân trời và chuẩn bị việc kinh doanh của họ cho 40 năm thành công nữa.